5 bước để chọn phần mềm nhân sự phù hợp

Trước khi chọn phần mềm nhân sự phù hợp, công ty cần xác định rõ nhu cầu, nghiên cứu sản phẩm sẵn có, dùng thử và đặt ra những câu hỏi cần thiết.

Sau gần 5 năm sử dụng phần mềm quản lý nhân sự LemonHR và đạt nhiều lợi ích, cũng như quan sát việc ứng dụng từ những dự án triển khai tại các doanh nghiệp khác, phòng nhân sự Công ty TNHH Yokohama đã tổng kết quy trình 5 bước để lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp gồm:

- Xác định rõ nhu cầu, mong muốn của công ty, bao gồm cả phạm vi ngân sách.

- Nghiên cứu các phần mềm trên thị trường.

- Tiến hành demo phần mềm.

- Đặt câu hỏi về đặc điểm của phần mềm, dịch vụ hỗ trợ, triển khai và giá cả với nhà cung cấp.

- Ra quyết định.

Công ty TNHH Yokohama đang sử dụng Phần mềm LemonHR.

Xác định yêu cầu thực tế của doanh nghiệp

Trưởng phòng nhân sự của công ty cho biết, để tìm kiếm phần mềm nhân sự phù hợp, nhiệm vụ của cấp quản lý là làm rõ và lên danh sách những vấn đề đang tồn đọng, cần giải quyết.

Các nhân viên nhân sự và ban quản lý công ty đã thực hiện một khảo sát để tập hợp danh sách thứ tự ưu tiên những nhu cầu hiện tại. Ngoài ra, ban giám đốc còn tiến hành họp để đưa ra ngân sách và chức năng dự kiến, kiểm tra khả năng tương thích với phần mềm hiện tại. Điều này giúp phòng nhân sự có thể bỏ qua những sản phẩm không đáp ứng các tiêu chí cơ bản khi bắt đầu tìm kiếm phần mềm.

Nghiên cứu các phần mềm nhân sự hiện có trên thị trường

Một nhân viên phòng nhân sự chia sẻ, chị đã thực hiện bước này bằng cách tham gia các diễn đàn, group nhân sự để xem những sản phẩm quảng cáo nào có thể đáp ứng được nhu cầu. Đồng thời, chị còn tham khảo từ đồng nghiệp về ưu và nhược điểm của phần mềm mà họ đang sử dụng.

Sau đó, chị tìm kiếm thêm những lựa chọn khác trên Internet. Khi đã soạn được một danh sách các phần mềm tiềm năng, chị bắt đầu liên hệ với tất cả nhà cung cấp để trao đổi về yêu cầu quản lý của công ty, demo phần mềm.

Đây chính là giai đoạn để công ty loại bỏ những phần mềm không đáp ứng được yêu cầu về chức năng và khả năng tương thích.

Cân nhắc kỹ trước khi chọn nhà cung cấp phần mềm.

Tiến hành demo phần mềm

Trong quá trình nhà cung cấp demo phần mềm, công ty ưu tiên kiểm tra 6 tiêu chí sau: khả năng tích hợp thực tế với các phần mềm hiện tại; dễ sử dụng; nhập liệu đơn giản; tính năng linh hoạt, có hiệu suất cao; hệ thống báo cáo đa dạng.

Khi tham gia các buổi demo sản phẩm, phòng nhân sự đã tạo một danh sách kiểm tra so sánh ưu, khuyết điểm của từng phần mềm. Tiêu chí đánh giá của danh sách này nào bao gồm: giá cả, giao diện người dùng, tính năng ưu việt, khả năng tùy chỉnh và nâng cấp, chất lượng dịch vụ hỗ trợ, thời gian triển khai dự kiến.

Buổi demo sản phẩm phần mềm tại Yokohama.

Đặt câu hỏi

Câu hỏi là công cụ để xác minh thông tin nhà cung cấp đưa ra, đồng thời, là cơ sở để doanh nghiệp lên danh sách các bước cần chuẩn bị và những lưu ý cần thiết.

Một số câu hỏi mà công ty đã đưa ra trong buổi demo phần mềm gồm:

- Phần mềm này có cải tiến gì trong tương lai hay không?

- Những vấn đề thường gặp trong quá trình triển khai là gì?

- Có chi phí nào phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm không?

- Nhà cung cấp tiến hành đào tạo trực tiếp hay chỉ hỗ trợ qua điện thoại?

Ra quyết định

Sau khi tiến hành các bước trên, quá trình ra quyết định của ban giám đốc công ty diễn ra dễ dàng và nhanh chóng. Cuối cùng, phần mềm quản lý nhân sự LemonHR được chọn là phù hợp và đáp ứng được các tiêu chí của công ty.

Phần mềm quản lý nhân sự trên Web- App.

Là công ty hàng đầu trên thị trường phần mềm quản lý nhân sự tại Việt Nam hiện nay, LemonHR phục vụ nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn trong nước như Tập đoàn Gemadept, Công ty CP Dược phẩm Bến Tre (Bepharco), Công ty TNHH NEW Việt Nam, Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Phương Đông...

(Nguồn: LemonHR)