Bốn bước để thành người năng suất thay vì bận rộn

Chúng ta đã gần kết thúc năm 2018 và chắc chắn đang bận rộn hơn bao giờ hết. Ngày nay, dường như không ai có "thời gian rảnh" để làm bất cứ điều gì. Chúng ta muộn các cuộc họp, ăn trưa khi đang di chuyển và về nhà trễ hơn. Liệu bạn có cảm giác đang phải cố gắng để bắt kịp mọi thứ xung quanh? Nếu như thế, hãy trở thành người năng suất hơn thay vì bận rộn hơn.

"Bận rộn" so với "năng suất"

Có sự khác biệt rất lớn giữa bận rộn và năng suất. Bạn bận rộn cả ngày nhưng vẫn thấy đang hoàn thành các mục tiêu một cách chậm chạp? Bạn đã bao giờ dành hàng giờ để xóa hộp thư đến chỉ để gọn gàng hơn mà không thực sự hoàn thành mục tiêu trong ngày?

Bạn nghĩ sao về việc giải quyết được 75% danh sách các việc cần làm mà không hoàn thành 2 việc thực sự quan trọng? Bạn thực sự bận rộn, nhưng bạn làm việc có hiệu quả không?

Người bận rộn có thể thay đổi bản thân để thành người năng suất. Ảnh: Pixels

Người bận rộn có xu hướng rất giỏi "tỏ ra bận rộn" trong khi người năng suất lại đơn giản là "hoàn thành tốt công việc". Những người làm việc có năng suất là những người kiểm soát được một ngày của bản thân, thay vì lệ thuộc vào nó. Họ làm việc để tối đa hóa thời gian nhằm đạt năng suất cao nhất có thể.

Có năng suất là cốt lõi để một người đạt được thành công trong công việc. Dù là Warren Buffett, Oprah Winfrey, Tony Robbins hay là Jeff Bezos, tất cả họ đều thành thạo trong việc quản lý thời gian và rất năng suất. Dưới đây là 4 bước hữu hiệu để biến mình thành người có năng suất chứ không phải bận rộn.

Làm một việc tại một thời điểm

Có hàng triệu việc bạn có thể làm, nhưng trên hết, đâu là điều mang lại nhiều kết quả nhất? Hãy thực hiện việc đó! Bắt đầu rèn luyện lại tư duy và hành vi để suy nghĩ và hành động phù hợp. Hãy đọc các quyển sách hướng dẫn sắp xếp công việc hay một ngày hiệu quả nếu bạn cần kinh nghiệm.

Một mẹo khác mà những người thành công luôn dùng là phân chia thời gian theo mục tiêu và nhiệm vụ cần hoàn thành trước. Bằng cách đó, họ có thể tập trung vào một việc thay vì nhảy từ việc này sang việc khác cả ngày.

Làm chủ lịch trình bản thân

Lập kế hoạch đúng cách có thể giúp bạn theo dõi tiến độ công việc. Nếu việc đã được lên lịch thì có nhiều khả năng bạn sẽ bám theo nó để xử lý dứt điểm. Ngoài ra, hãy loại bỏ danh sách những việc cần làm đã cũ.

Bạn có thể bắt đầu tập thói quen này bằng cách ghi chú từng phút một về những việc đang làm trong vài ngày, bao gồm các cuộc họp, cuộc điện thoại, bữa ăn, thậm chí cả khi vệ sinh cá nhân và các cuộc trò chuyện ngẫu nhiên. Ghi nhật ký tạo cơ sở giúp bạn xác định được thời gian bạn lãng phí nhằm khắc phục nó.

Đặt mục tiêu vừa sức

Học cách đặt các mục tiêu nhỏ hơn và có khả năng hoàn thành. Tất nhiên, bạn cần duy trì những mục tiêu dài hạn lớn. Nhưng sau đó, hãy đặt các mục tiêu hàng ngày nhỏ để hoàn thành.

Chúng ta thường đánh giá quá cao số lượng công việc bản thân có thể hoàn thành trong ngày. Do vậy, đặt mục tiêu hàng ngày mà có thể thực hiện xong sẽ giúp bạn luôn hoàn thành những việc quan trọng nhất ngay cả khi rất bận rộn. Nhằm xây dựng sự tự tin, hãy liệt kê ba điều bạn có thể hoàn thành để tạo ra một ngày thành công thay vì ghi ra mười việc mà cuối ngày lại dang dở.

Loại bỏ những phiền nhiễu

Mất tập trung là kẻ thù của năng suất. Hãy làm mọi thứ có thể để tập trung hoàn toàn vào công việc đang thực hiện. Bạn có bao giờ thử làm hai ba việc trong cùng một lúc và thất bại thảm hại? Lý do bởi phân tán tập trung thường mang lại kết quả kém, ảnh hưởng đến chất lượng tư duy. 

Cuối cùng, dù bạn thiên về nhóm người bận rộn hơn là năng suất thì cũng đừng lo lắng. Bạn có thể thay đổi và tiến bộ theo thời gian. Thỉnh thoảng, tất cả chúng ta đều phải bận rộn, nhưng khi ấy, điều quan trọng là phải nhận ra nó và hành động để tiến về phía trước.

Những người có năng suất là những người dẫn đầu trong việc biến giấc mơ thành hiện thực ở thời đại chúng ta. Họ thúc đẩy bản thân trở nên ít bận rộn hơn và năng suất hơn mỗi ngày. Hãy thử thực hành các bước đơn giản này nhằm trở thành người năng suất hơn và xem cách nó có thể thay đổi cuộc sống của bạn mãi mãi.

Phiên An (theo Forbes)